L’article 17 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique introduit à la charge de certaines sociétés une obligation de vigilance. Cet article détaille huit mesures et procédures à mettre en œuvre au titre de l’obligation de vigilance. A l’instar de ses homologues américain (Foreign Corrupt Practices Act) et anglais (The Bribery Act 2010), la loi de vigilance fait principalement peser cette nouvelle obligation sur les dirigeants des sociétés concernées nécessitant une implication certaine de la direction générale au stade de sa mise en œuvre effective.

 

Les huit piliers de cette nouvelle obligation de vigilance sont :

 

  • L’élaboration et l’adoption d’un code de conduite définissant et illustrant les différents types de comportements à proscrire comme étant susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d’influence. Ce code de conduite est intégré au règlement intérieur de l’entreprise et fait l’objet, à ce titre, de la procédure de consultation des représentants du personnel prévue à l’article L. 1321-4 du code du travail (permettant de bien présenter le dispositif d’alerte – whistleblowing) ; ce code original et singulier à chaque entreprise offre ainsi l’opportunité pour l’entreprise de mettre en avant ses propres valeurs dans ce domaine ; il doit donner lieu à une communication interne et une formation afin de bien être appréhendé par tous les salariés ;

 

  • La mise en place d’un dispositif d’alerte interne destiné à permettre le recueil des signalements émanant d’employés et relatifs à l’existence de conduites ou de situations contraires au code de conduite de la société ; cela implique de d’élaborer des procédures claires et de bien identifier les personnes devant recueillir celles-ci ;

 

  • Etablir une cartographie des risques prenant la forme d’une documentation régulièrement actualisée et destinée à identifier, analyser et hiérarchiser les risques d’exposition de la société à des sollicitations externes aux fins de corruption, en fonction notamment des secteurs d’activités et des zones géographiques dans lesquels la société exerce son activité ; c’est assurément le point de départ d’une piste d’audit en matière de conformité ; cet exercice de « mapping» doit être proportionné à l’entreprise (sa taille comme son activité) ; la cartographie des risques doit permettre d’élaborer des pistes d’amélioration de certaines pratiques qui ne peuvent évoluer que lentement ;

 

  • Mettre en place des procédures d’évaluation de la situation des clients, fournisseurs de premier rang et intermédiaires au regard de la cartographie des risques ; il convient de rappeler que l’exposition majeure au risque de corruption vient des intermédiaires ;

 

  • Mettre en place des procédures de contrôles comptables, internes ou externes, destinées à s’assurer que les livres, registres et comptes ne sont pas utilisés pour masquer des faits de corruption ou de trafic d’influence ; ces contrôles peuvent être réalisés soit par les services de contrôle comptable et financier propres à la société, soit en ayant recours à un auditeur externe (commissaire aux comptes, cabinet d’audit, entreprises spécialisées) ;

 

  • Mettre en place un dispositif de formation destiné aux cadres et aux personnels les plus exposés aux risques de corruption et de trafic d’influence; mesure indispensable si l’entreprise veut respecter l’obligation de vigilance qui pèse sur elle ; peu importe le niveau hiérarchique du salarié, son statut, son degré d’exposition au risque compte tenu de ses fonctions ; les personnels encadrants doivent être particulièrement sensibilisés pour relayer et faire vivre constamment l’obligation ;

 

  • Mettre en place un régime disciplinaire permettant de sanctionner les salariés de la société en cas de violation du code de conduite de la société. C’est au règlement intérieur de prévoir et décrire les différentes sanctions encourues (avertissement, blâme, suspension, rétrogradation, mutation, licenciement, etc..) ainsi que la procédure à suivre ; il peut être recommandé d’instaurer un comité indépendant chargé de sanctionner après l’instruction d’une affaire ;

 

  • Mise en place d’un dispositif de contrôle et d’évaluation des mesures mises en œuvre; il convient de vérifier à intervalle régulier si les procédures internes sont effectivement appliquées. Cette fonction peut être exercée en interne comme être externalisée ; un recueil de ces audits doit être tenu ; il conviendra de s’appuyer sur les conclusions de l’audit, notamment quant aux lacunes qu’il pointera, pour améliorer le dispositif.